Når man tænker på møder, er det nemt kun at fokusere på taler, præsentationer og diskussioner. Men en af de mest værdifulde værktøjer til ethvert møde er faktisk en simpel tavle – f.eks. en opslagstavle. Selv i en verden, der er stadig mere digital, kan en fysisk opslagstavle eller et fysisk whiteboard give en række fordele, der kan hjælpe med at øge produktiviteten og forbedre kreativiteten ved ethvert møde. Både øget produktivitet og forbedre kreativitet er vigtigt, for at alle parter får noget ud af et møde.
Hvorfor brugen af en tavle er så vigtigt
En opslagstavle, et whiteboard eller en tredje tavle kan være et vigtigt element til møder, da en tavle giver mulighed for at holde alle involverede personer opdateret og informeret. Dette kan være nyttigt, hvis man har en stor gruppe af deltagere, som ikke kender hinanden eller ikke har haft tid til at læse materialet før mødet. Opslagstavlen giver mulighed for at skrive noter og informationer på tavlen, så alle kan se det samme. Dette gør det lettere for alle involverede personer at følge med i diskussionen og holde sig orienteret om de forskellige emner, der bliver diskuteret.
Desuden er det også en god måde at organisere tankerne på, da man kan skrive dem ned på tavlen og derefter arbejde videre med dem. Ligesom en tavle også er et effektivt redskab til brainstorming, da man hurtigt kan skrive ideer ned og derefter arbejde videre med dem. Dette giver mulighed for hurtigere udvikling af idéer, da alle involverede personer kan se de forskellige forslag samlet på én plads.
Kan man også bruge en tavle til at præsentere noget fra sin computer?
En ting er at bruge en tavle til brainstorming, skrive vigtige punkter op fra et møde, organisere vigtige post-its osv., men noget andet er, at man også kan bruge tavler til at præsentere noget på. Det er faktisk blevet meget populært at bruge en tavle til at præsentere noget fra sin computer. Dette skyldes, at det giver et mere interaktivt og dynamisk udtryk, og det gør det ligeledes nemmere og bedre at forstå noget frem for blot at tale om det. Man kan nemlig nemt vise en power point-præsentation, vise eksempler og meget andet.
Med en tavle kan man nemlig skrive direkte på tavlen, samtidig med at man kan vise noget fra sin computer, hvilket gør det lettere for alle involverede at følge med i præsentationen. Derudover er der også mulighed for at forbinde flere computere sammen via en tavle, så alle deltagere i mødet kan se det samme materiale på én gang. Dette kræver dog smarte ledninger og projektorer samt systemer, som tillader flere deltagere på en og samme gang.
Alt i alt giver en tavle et godt visuelt udtryk til præsentationer, og den giver mulighed for interaktion mellem deltagerne – hvilket gør det lettere for alle involverede at følge med i præsentationen.
Sådan finder finder man den perfekte tavle til sine møder
Når man skal finde den perfekte opslagstavle til sine møder, er det vigtigt at overveje, hvilke behov man har. Til at starte med bør man overveje størrelsen på tavlen – hvor stor en tavle har man brug for? Det afhænger af antallet af deltagere i mødet, og hvor meget plads der er til rådighed. Er tavlen for lille, kan de, som sidder nede bagerst, ikke se det, der bliver vist eller skrevet, men er tavlen dermed for stor, kan der være mangel på plads til at have tavlen samt deltagere til mødet.
Derudover skal man også overveje materialet. Skal det være en magnetisk opslagstavle eller et almindeligt whiteboard? Magnetiske opslagstavler giver mulighed for at bruge magneter og andet til at holde papirer og andre småting på plads, mens et whiteboard giver mulighed for at skrive direkte på tavlen med et specielt whiteboard-markeringsværktøj. Der er ikke én tavle, der er bedre eller mere rigtig at vælge. Det kommer igen an på behovet og pladsen i et mødelokale.
Endelig skal man også overveje placeringen af en tavle. Vil man have den monteret på væggen, eller vil man have den stående frit? Hvis man vælger at montere den på væggen, så husk at kontrollere om der er nok plads til den. Det kan også være en god idé at investere i et stativ, så man kan flytte den rundt, alt efter hvor mødet foregår.
Kan en tavle bruges til andet end til møder?
En tavle kan bruges til meget andet end blot møder. Det er også et godt værktøj til at organisere og planlægge arbejdsopgaver, da man kan skrive opgaver ned og derefter dele dem ud til forskellige medarbejdere. Dette giver et overblik over, hvem der har hvilke opgaver, og hvornår de skal være færdige. Derudover kan den også bruges som et kommunikationsværktøj, da man hurtigt kan skrive vigtige informationer eller beskeder ned på tavlen, som alle i virksomheden har adgang til at se. Det kan være vigtige informationer om alt lige fra deadlines til kommende arrangementer.